Adding References in word | PGDCA notes in Hindi | pgdca question paper for makhanlal chturvedi university bhopal Adding References in word
References किसी ऐसे elements को कहा जाता है जिसमें किसी अन्य object के नाम या symbol का उल्लेख किया गया है | MS word में दिए गए reference tab के द्वारा हम हमारे document में source citation को enter करने के लिए एक fast method का प्रयोग कर सकते हैं |
इस tab मैं reference के रूप में foot not end not table of contents option Index तथा table of Authorities etc का use कर सकते हैं
Using Footnotes And End notes – किसी document के किसी page पर सबसे नीचे दिए जाने वाले comments को footnote कहा जाता है | तथा ऐसे सभी notes जिन्हें document के last मैं दिया जाता है |
वह end not कहलाता है |
किसी document मैं footnote या end note देने के लिए नहीं steps को follow करते हैं |
Step 1- कर स को उस वर्ड के पास रखते हैं जिसके लिए हम footnote या end
note देना चाहते हैं |
Adding References in word in hindi
2- Reference tab के footnote group मैं दिए गए insert end
note option पर click करते हैं |
3- यदि हम footnote या end note को format को change करना चाहते हैं | तब footnote group मैं दी गई logout box change button पर click करते हैं |
4- इससे screen पर footnote and end note नाम का dialog box open होता है |
5- इस dialogue box के location section मैं footnote या end note radio button को select करते हैं number format option का use करके number के लिए format select करते हैं |
6- हम number के स्थान पर किसी symbol का use भी कर सकते हैं | इसके लिए यहां custom mark text box मैं वह mark insert करते हैं या symbol button का use करके कोई अन्य symbol select करते हैं |
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7- यहां दिए गए start menu sppinar box का use करके हम starting number define कर सकते है तथा numbering option का use करके यहां set कर सकते हैं कि footnote या end note की numbering continue होंगी या प्रत्येक new Page से start होंगी |
8- उपरोक्त सभी option को set करने के बाद insert बटन पर click करते हैं | तथा अपना footnote या end note type करते हैं |
Mail Merge in MS Word- mail merge ms word का एक special Feature हैं | जिसके द्वारा हम एक ही letter एक से अधिक व्यक्तियों के लिए तैयार कर सकते हैं | तथा कुछ अन्य information collected करते हैं |
PGDCA notes in hindi
Document की कॉपी निकाल सकते हैं | mail merge में दो फाइल को आपस में merge किया जाता है जिसमें एक mail document तथा दूसरी database file होती है | Mail merge के द्वारा हम envelopes तथा labels भी तैयार कर सकते हैं | mail ,merge का use करने के लिए निम्न steps को follow करते हैं |
Step 1- एक new document create करते हैं | या पहले से बनाए गए किसी document को open करते हैं |
2- Mailings tab के mail merge मैं दिए गए step by step mail merge wizard option पर click करते हैं |
3- इससे screen मैं mail merge नाम का task pen open होता है जिसमें merge को complete करने के लिए 6 steps दी गई होती है|
a] mail merge wizard की first step मैं document का type select करते हैं | जैसे Letter,E-Mail, Message,envelopes, lebal या directory यहां से हम letter option को select करते हैं तथा next starting document option पर click करते हैं | इससे हम mail merge wizard की second step मैं आ जाते हैं |
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b] इसमें दिए गए select starting document मे से use the current Document option को select करते हैं तथा next select recipients बटन पर click करते हैं इससे हम इस wizard की 3rd step मैं आ जाते हैं |
C] mail merge के लिए हमें एक address led की आवश्यकता होती है जिससे word अपने आप ही प्रत्येक address को document मैं रख सके यदि हमारे पास पहले से बनी हुई list है तब हम use an existing list option का use करके list open कर सकते हैं या एक new list तैयार कर सकते हैं इसके लिए निम्न method का use कर सकते हैं |
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1] इस wizard मैं दिए गए type a new list option पर click करते हैं जिससे create बटन Active हो जाती है |
2] create बटन पर click करने पर new address list नाम का dialog box open होता है यहां हम आवश्यकतानुसार address list तैयार करते हैं हम इस में दिए गए customize option का use करके इसकी field मैं परिवर्तन भी कर सकते हैं |
3] address list तैयार होने के बाद close बटन पर click करते हैं | इससे screen पर save address list नाम का dialog box open होता है |
4] यहां अपनी address list का नाम देकर save button पर click करते हैं |
5] इससे screen पर mail merge recipes नाम का dialog box open होता है जहां हम उन record को select करते हैं | जिन्हें हम mail merge में शामिल करना चाहते हैं | तथा ok button पर click करते हैं |
Address list तैयार करने के बाद next write your letters option पर click करते हैं जिससे हम इस wizard की 4th step मैं आ जाते हैं |
Step 4- इस step में हम अपना letter तैयार करते हैं तथा इसमें receiver का data add करने के लिए दिए गए option का use करते हैं जो address block, line या more item हो सकता है | address block enter करने के बाद next Preview your letter option पर click करते हैं जिससे हम उस wizard की 5th step मैं आ जाते हैं |
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Step 5- इस step मैं letter का Preview दिखाई देता है यदि सभी letter सही प्रकार से तैयार हो चुके हैं तब next complete the much option पर क्लिक करते हैं | तथा letter मैं आवश्यकता अनुसार परिवर्तन करते हैं |
यदि हम सभी letter का print निकालना चाहते है तब यहां दिए print option का use करते हैं |
इस प्रकार हम mail merge wizard का use करके envelop level या letter तैयार कर सकते हैं |
Macro in Ms word – जब हम word 2013 मैं एक large document तैयार करते हैं तो सामान्यतः हमें कई बार एक ही text को दोहराने की आवश्यकता होती है | अतः ऐसी condition को बचाने के लिए Microsoft मैं एक special feature प्रदान किया गया है जिसे micro कहा जाता है |
MS word मैं हम macro बनाकर बार-बार किए जाने वाले कार्यों को automatic बना सकते हैं | macro commands or instructions का एक set है जिसमें विभिन्न commands को group मैं रखा जाता है |
How to record a macro with keyboard shortcut निम्न steps को follow करते हैं |
Step 1- View menu के macros group के macros option पर click करते हैं |
2- open होने वाली list से record macro option पर click करते हैं |
3- इससे screen पर record macro option dialog box open होता है इसमें दिए गए macro name text box मैं macro का नाम type करते हैं तथा इसके लिए shortcut key define करने के लिए दी गई keyboard button पर click करते हैं |
4- इससे screen पर customize keyboard नाम का dialog box होता है |
5- यहां दिए press new shortcut key text box में macro के लिए shortcut key define करते हैं तथा using button पर click करते हैं |
6- dialog box को close करने के लिए close button पर click करते हैं तथा वे सभी steps perform करते हैं | जिन्हें हम record करना चाहते हैं |
7- हम macro को बीच में रोक भी सकते हैं | इसके लिए pause button का use किया जाता है |
8- जब recording complete हो जाए तब macros group से stop recording option पर click करते हैं |
9- अब shortcut key या view macro option को run कर सकते हैं |
इस प्रकार हम एक macro create तथा run कर सकते हैं |
Creating mailing labels and Envelopes Using mail merge – Envelopes तथा mailing label दो प्रकार के अन्य Document होते हैं | labels के लिए एक विशेष प्रकार की Stationary market मैं उपलब्ध होती है | जिसके एक पेज में कई Labas होते हैं | इन labels पर address को print करके इन्हें envelopes पर लगाया जाता है | MS word मैं हम कितनी भी संख्या में envelope तथा label create कर सकते हैं |
Preparing label – mailing labels create करने के लिए निम्न steps को follow करते हैं |
Steps -1 mailing tab मैं दिए गए start mail merge option से step by step mail merge wizard option पर click करते हैं |
2- इससे screen पर mail merge नाम का task pane add हो जाता है |
3- यह starting document के रूप में label option को select करते हैं तथा next starting document option पर click करते हैं |
4- इससे हम इस wizard की second step मैं आ जाते हैं यहां दिए गए label option का use करके label को design करते हैं तथा next select recipients option पर click करते हैं |
5- इससे हम इस wizard की rd step मैं आ जाते हैं यहां हम अपनी आवश्यकता अनुसार data source को select करते या new data source create करते हैं |
6- data source create हो जाने के बाद next arrange your labels option पर click करते हैं इससे हम इस wizard की 4th step मैं आ जाते हैं |
7- यहां हम 1st label के box मैं उस प्रकार address तैयार करते हैं जैसा हम label पर print करना चाहते हैं |
इसके लिए यहां दिए गए address block greeting line या more items etc option का use कर सकते हैं |
8- एक address block तैयार हो जाने के बाद data all labels option पर click करते हैं जिसमें अन्य सभी labels का previeu दिखाई देता है |
9- सभी labels को देखने के लिए next preview your labels option पर click करते हैं जिसमें हम इस wizard की 5th step में आ जाते हैं | तथा screen पर labels का preview दिखाई देता है |
10- यदि सभी labels तैयार हो चुके हैं | तो next complete the merge option पर click करते हैं जिसमें हम इस wizard की last step मैं आ जाते हैं या हम label 5th को print कर सकते हैं |
Preparing Envelopes – Envelopes create करने के लिए निम्न step को follow करते हैं |
Step 1- mailing tab के start mail merge option पर click करते हैं तथा open होने वाली list मैं envelop या step by step mail merge wizard option पर click करते हैं |
2- इससे screen पर mail merge नाम का task pane add होता है जिनकी 6 steps होती है
3- इसकी 1st step मैं document के type के रूप में envelope option को select करते हैं तथा next starting document option पर click करते हैं |
4- इससे हम उस wizard की 2nd step मैं आ जाते हैं यहां दिए गए envelop option का use करके हम document का layout change करते हैं तथा जिस प्रकार का envelope print करना है वह size define करते हैं |
5- Document का layout change करने के बाद next star recipients option पर click करते हैं जिससे हम इस wizard की 3rd step मैं आ जाते हैं |
6- यहां हम आवश्यकता अनुसार data source select करते हैं या पहले से बने हुए किसी database को open करते हैं |
7- Data source select करने के बाद next arrange your envelops option पर click करते हैं |
8- इससे हम इस wizard की 4th step मैं आ जाते हैं जहां envelops पर return address type करते हैं तथा delivery address के स्थान address list या address block greeting line या more items options का use किया जाता है |
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9- addblock enter करने के बाद next preview your envelops option पर click करते हैं | जिससे हम इस की 5th step में आ जाते हैं |
10- इस step मैं envelopes का preview दिखाई देता है जहां हम सभी envelops को देख सकते हैं |
11- यदि सभी envelopes सही प्रकार से तैयार हो चुके हैं तो इन्हें print करने के लिए next complete the merge option पर click करते हैं |
12- इससे हम इस wizard की last step मैं आ जाते हैं यहां दिए गए edit individual envelops का use करके हम इन envelope को print कर सकते हैं |
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