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MS Excel 2021 Notes in Hindi PDF
MS Excel Introduction – MS excel Microsoft office का spreadsheet software है | इसका use Calculation तथा अन्य special कार्यों के लिए किया जाता है | excel 2013 मेे बनने वाली file workbook कहलाती है | by default इसमें 3 worksheet दी गई रहती है तथा आवश्यकता अनुसार पढ़ने पर हम इसमें और अधिक worksheet insert कर सकते हैं |
Excel की एक worksheet मे 16000 columns होते हैं | जो A-VI तक होते हैं | तथा 1 लाख Row होती है |
Note – Excel के 2003 या उसके पहले के version मे 256 columns तथा 65.535 Row होती है | इस प्रकार excel 2013 की एक worksheet मैं 1600000000 cell होती है | यह row तथा column के intersection से बनती है |प्रत्येक cell के right button cursor मैं file handle का symbol बना होता है | जिसे drag करके हम किसी भी value को घटते बढ़ते क्रम में प्रदर्शित कर सकते हैं किसी भी cell का add row तथा column तथा row 18 वाली cell का add m18 होता है | किसी भी cell पर जाने के लिए keyboard मैं moving arrow key का use किया जाता है तथा direct 1 cell से किसी अन्य cell पर जाने के लिए address bar मैं उस cell का address type किया जाता है |
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Concept of Workbook and Worksheet – कई सारी worksheet से मिलकर एक workbook बनती है | workbook मैं by default 3 worksheet open रहती है | workbook कि button मैं sheitbar बना हुआ होता है जिसमें प्रत्येक row के लिए tab दिए गए होते हैं इन tabs पर click करके उस worksheet को open किया जा सकता है |
Starting MS Excel — ms excel की window को open करने के लिए निम्न method का use करते हैं |
Start- all program – Microsoft office 2013- excel 2013
इससे screen पर ms excel की app window open होती है | इस window के elements निम्न है |
1- Title bar
2 – Menu bar [a] File [b] Home [c] Insert [d] Page layout [e] Formula [f] Date [g] Review [h] View
3 – Ribbon
4- Formula Bar – formula barns excel की window मैं किसी worksheet की ऊपर की ओर स्थित होता है | जब भी हम excel की worksheet कि किसी cell मैं कोई भी bate excel करते हैं तो वह formula bar मैं दिखाई देता है तथा उस cell का address formula bar मैं दिए गए name box मैं दिखाई देता है |
5 – Worksheet [document window] – यह current मैं open worksheet को display करती है इसे Document window भी कहा जाता है इस window मैं निम्नलिखित तीन element होते हैं |
[a] Column Heading – worksheet कि प्रत्येक cell के title पर column heading दी गई होती है | जो कि AxFD तक होती है | एक work sheet मैं लगभग 16384 columns होते हैं |
(b) Row Heading – worksheet कि प्रत्येक row का title left side मैं दिखाई देता है जो row heading कहलाता है | एक worksheet मैं 1-1,048,576 तक row heading दी गई होती है |
(c) Active Cell – Row तथा column के मिलने पर एक box बना है जिसे cell कहा जाता है | और वह cell जिस पर cursor होता है | वह active cell कहलाती है |
6- sheet Bar – sheet bar worksheet के button मैं होता है | जिसमें सब worksheet tab के रूप में arrange होती है | जिसको select करके हम उस worksheet को open कर सकते हैं |
7 – Scroll Bar – scroll bar का use worksheet को school करने के लिए किया जाता है यह दो प्रकार के होते हैं
(a) Vertical scroll bar
(b) Horizontal scroll bar
8 – Status bar – यह ms excel की window की bottom line होती है | जो हमारे document के status को बनाती है | इसमें row count sum,caps lock,num lock तथा Insert button etc के status को बताता है |
9 – Help Option – creating a new worksheet – ms excel मैं एक new worksheet create करने के निम्न steps को foolow करते हैं|
Step – 1- Fil e menu से new option पर click करते हैं |
Step – 2- इससे screen के right side मैं विभिन्न work book के templates दिए गए होते हैं |
Step – 3- यहा से हम किसी designing templates या बैंक workbook को select करके create button पर क्लिक करते हैं |
Step – 4- इससे excel की window मैं एक new workbook open हो जाती है जिसका नाम by default book 1 होता है |
Step – 5- इस workbook में तीन worksheet दी गई होती है जिसमें से हम किसी भी worksheet को open करके उसमें data enter कर सकते हैं |
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Note – ma excel मैं बनाने वाली file workbook कहलाती है | तथा इसका extension XLSX होता है |
Various Data Type in ms excel – ms excel की worksheet मैं हम किसी भी प्रकार का data enter कर सकते हैं | अर्थात उसने हम विभिन्न datatypes इस प्रकार है |
1- Numeric – excel के इस data type मैं केवल numbers ही type किए जाते हैं हम इसके contents पर किसी भी प्रकार का भी प्रकार काcalculation perform कर सकते हैं तथा इन पर विभिन्न प्रकार के mathematical functions भी apply कर सकते हैं |
2 – String – यह एक ऐसा data type होता है जिसमें किसी भी प्रकार का numeric calculation नहीं किया जा सकता है इसमें हम A-Z तक किसी भी character का use कर सकते हैं तथा इस प्रकार की value पर विभिन्न प्रकार के string या text function apply कर सकते हैं |
3- Date – यह datatype date को store करने के लिए use किया जाता है इस datatype पर हम विभिन्न प्रकार के date तथा time function apply कर सकते है |
4- Formula- इस data type का use करके हम विभिन्न cells मैं formula का use कर सकते हैं | एक formula देते समय plus या equal symbol का use किया जाता है |
5 – Alpha Numeric – इस data type मैं alphabets तथा numbers दोनों को एक साथ लिख सकते हैं विभिन्न प्रकार के code को लिखने के लिए इस data type को use किया जाता है |
Inserting,Removing And Resizing rows,columns And cell –
Inserting Rows – एक worksheet मैं किसी भी स्थान पर हम एक या एक से अधिक row insert कर सकते हैं इसके लिए निम्न steps को follow करते हैं |
Step -1 – उस row को select करते हैं जिसके ऊपर new Row insert करनी है | यदि हम एक से अधिक row insert करना है | तब उतनी ही संख्या मे row select की जाती है |
Step -2 – Home tab के cells group मैं दिए गए insert option पर click करते हैं |
Step -3 – इसमें एक drop down list open होती है यहां से insert sheet row option पर click करते हैं | इससे select की गई row के ऊपर new row insert हो जाती है |
Inserting Columns – row के समान ही आवश्यकता अनुसार column भी insert कर सकते हैं इसके लिए निम्न steps हो follow करते हैं |
Step -1 – एक या एक से अधिक columns को select करते हैं जिसके left side मैं new column insert करना है |
Step -2 – Home tab के cell group मैं दिए गए insert option पर click करते हैं |
Step -3- इससे एक Drop down list open होती है जिसमें से insert sheet columns option click करते हैं |
इससे select किए गए columns के left side मैं new columns insert हो जाते हैं |.
Inserting Cells – हम किसी worksheet मैं कहीं पर भी अपनी आवश्यकतानुसार cell भी insert कर सकते हैं इसके लिए निम्न steps को follow करते हैं |
Step 1 – एक या एक से अधिक cells को select करते हैं |
Step 2 – home tab के cells group ने दिए गए insert option पर click करते हैं |
Step 3 – इससे एक drop down list open होती है जिस में दिए गए insert cells option पर click करते हैं |
Step 4 – इससे screen पर insert नाम का dialog box open होता है |
उपरोक्त में वे किसी एक option को select करके ok button पर click करते हैं | इससे select की गई cell के स्थान पर new cell insert हो जाती है |
Removing (Deleting ) Row And Columns – ms Excel मैं हम अपनी आवश्यकतानुसार worksheet के किसी भी part से row तथा column को Remove भी कर सकते हैं इसके लिए निम्न steps को follow करते हैं |
Step -1 – उस row या column को select करते हैं जिसे हम delete करना चाहते हैं |
Step -2 – Home tab के cells group मैं दिए गए delete option पर click करते हैं |
Step -3 – इससे screen पर एक drop down list open होती है | यहां delete sheet rows या delete sheet columns option पर click करते हैं | इससे select की गई row तथा column delete हो जाते हैं |
Deleting Cells – worksheet से हम अपनी आवश्यकता अनुसार किसी भी cell को delete कर सकते हैं इस प्रकार cells को delete करने पर प्रभावित होने वाले data को हम अपनी इच्छा अनुसार left या 4p मैं shift कर सकते हैं | किसी cell कोया cell की range को delete करने के लिए निम्न steps को follow करते हैं |
Step -1 – उस cell या cell range को select करते हैं जिसे delete करना है |
Step -2 – home tab के cells group मैं दिए गए delete option पर click करते हैं |
Step -3 – इससे screen पर एक drop down list open होती है | यहां से delete cells option पर click करते हैं |
Step -4 – इससे screen पर delete नाम का dialog box open होता है |
Step -5 – यहां से किसी भी option को select करके ok button पर click करते हैं | इससे select की गई cells delete हो जाती है |
Resizing Row and Columns –
Changing width of column – columns की width को chang करने के लिए निम्न steps को follow करते हैं |
Step – 1 – उस column को select करते हैं जिसकी width change करनी है |
Step- 2 – home tab के cells group मैं दिए गए format option पर click करते हैं |
Step – 3 – इससे screen पर एक drop down list open होती है यहां column width option पर click करते हैं |
Step- 4 – इससे screen पर column width नाम का dialog box open होता है |
Step – 5 – यहां column कि नहीं width enter करके ok button पर click करते हैं |
इससे column की width change हो जाती है यदि हम column की width को उसमें enter किए गए contents के आधार पर set करना चाहते हैं तब इस drop down list option पर दिए गए autofill column width option पर click करते हैं या इसके स्थान पर हम column heading को mouse column की help मैं drag करते हुए भी column की width change कर सकते हैं |
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Changing Row Height – Row की height change करने के लिए निम्न steps को follow करते हैं |
Step – 1- उस row को select करते हैं | जिसकी height change करना है |
Step – 2 – home tab के cells group मैं दिए गए format option पर click करते हैं |
Step – 3- इससे screen पर drop down list open होती है | यहां row height option पर click करते हैं |
Step – 4 – इससे screen पर row height नाम का dialog box open होता है |
Step 5 – यहां row के लिए new height enter करके ok button पर click करते हैं |
इससे row की height change हो जाती है | यदि हम row की height को उसमें enter किए गए contents के आधार पर set करना चाहते हैं तो इस drop down list मैं दिया गया autofit row height option पर click करते हैं या इसके स्थान पर हम mouse की सहायता से row की heading का drop करते हुए row की height को change कर सकते हैं |
Different Views of worksheet – ms excel मैं हम अपनी worksheet को अलग अलग 2 view मैं देख सकते हैं इसके लिए view tab के workbook view group के अंतर्गत दिए गए विभिन्न option का use किया जाता है | worksheet के यह view निम्नानुसार है |
1- Normal – normal view excel के लिए default setting होती है | normal view का use करके जब हम अपनी worksheet पर कार्य कर रहे होते हैं | तब screen पर सभी row व column दिखाई देते हैं |
2 – Page layout view – यह view printing के कार्य के लिए बहुत helpful है क्योंकि हम view मैं worksheet अलग-अलग page मैं बटी होती हुई दिखाई देती है | इसमें header block worksheet के चारों ओर की margin vertical तथा horizontal rulers तथा row और column दिखाई देते हैं | यदि हम worksheet को print करते हैं | तो यह ठीक इसी प्रकार print होती है | जैसी page layout view मैं दिखाई देती है |
3 – Page Break Preview – यहां view उस समय बहुत लाभदायक होता है | जब हम excel sheet को print करना चाहते हैं तो कई page में फैली हुई है |जब हम इस command पर click करते हैं | तब warksheet मैं page break line दिखाई देती है | जिसे drag करते हुए हम pages के area को कम या अधिक कर सकते हैं |
4- Custom view – custom view अगला option है | जो हमारी worksheet का एक personalize view use करेगा | हम इस view को store भी कर सकते हैं | तथा एक अन्य work book में use भी कर सकते है |
5 – Full screen view – यह हमारी monitor screen पर worksheet को maximize ,quick,access,toolbar etc दिखाई नहीं देते केवल view से वापस आने के लिए title bar ने दी गई maximize button का use किया जाता है |
Clearing a part of a worksheet – ms excel मैं हम अपनी worksheet के किसी भी part को clear कर सकते हैं | clear option के द्वारा हम worksheet से विभिन्न contents,format,comment,hyperlink etc को clear कर सकते हैं | इसके लिए निम्न steps को follow करते हैं |
MS Excel Notes in Hindi for pgdc first sem
Step- 1 – उस cell या cell range को select करते हैं | जिससे clear option reform करना है |
Step – 2 – Home tab के editing group मैं दिए गए clear option पर click करते हैं |
Step – 3- इससे screen पर एक drop down list open होती है | जिस के विभिन्न option निम्नानुसार है |
1)- Clear All – इस option का use selected cell से contents,format,comments ,hyperlink etc को एक साथ clear करने के लिए किया जाता है |
2) Clear Format – इस option का use selected cell से apply की गई formatting को clear करने के लिए किया जाता है |
3) Clear Contents – इस option का use selected cell को clear करने के लिए किया जाता है |
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